BERBAGI INFORMASI

REVIEW DAN KEGUNAAN MICROSOFT ACCESS 2010

Pengertian Microsoft Access.

Bagi anda yang pernah mengenyam pendidikan komputer di Sekolah, pasti sudah tidak asing lagi dengan aplikasi Microsoft Word, Excel dan Powerpoint.Word digunakan untuk mengetik dokumen, Excel untuk membuat tabel, dan Powerpoint untuk merancang presentasi.Kebanyakan orang hanya mengetahui ketiga aplikasi Microsoft ini, padahal masih banyak aplikasi Microsoft lain yang mempunyai fungsi tak kalah penting dari Word,Excel dan Powerpoint.Salah satunya yaitu Microsoft Access.

Pertama kali anda membuka Microsoft Access, pasti anda merasa asing.Gimana sih bikin tabel ,ini fungsinya buat apaan ya.Memang microsoft access agak berbeda dari aplikasi microsoft lainnya. Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database.Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi

Fungsi Umum Microsoft Access

Fungsi Microsoft Access :

untuk membuat program aplikasi persediaan barang

untuk membuat program aplikasi gaji pegawai

untuk membuat program aplikasi kehadiran dan lain-lain

Fungsi Bagian-Bagian pada Microsoft Access

Table digunakan untuk menyimpan data

Query digunakan untuk memanipulasi data

Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

Report digunakan untuk membuat laporan

Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

Switchboard digunakan untuk membuat menu utama

Table

Apa itu Table?

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang

Kenapa kita harus buat table ?

Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Langkah membuat Table

Pada jendela database klik Table.

klik dua kali create table in design view

pada jendela table ketikan field-field table beserta tipe datanya.

Pilih File Þ Save.

tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Query

Apa itu Query ?

Query adalah ‘permintaan data’ kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Manfaat Query :

Dengan Query kita dapat :

Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Form

Apa itu Form ?

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Report

Apa itu Report ?

Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

 Mengapa kita perlu membuat Report ?.

Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.

Bagaiamana Cara Membuatnya ?

Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa contoh pembutan report., anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya.

Pembuatan Report

Report Struk Penjualan

digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.

Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumberdata untuk report ini. Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan namaqry_Struk

Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendelaReport Wizard

Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar, Klik Finish, akan tampil design report struk

SwitchBoard

Apa Itu SwitchBoard ?

Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

– Pada menu bar Pilih Tools Þ Database Utilities Þ Switchboard Manager

– Akan muncul message box switchboard klik Yes

– Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New

Pada umumnya Microsoft Access digunakan untuk membuat database (kumpulan data-data). Berikut adalah berbagai macam dari Database Management System ( DBMS )    :

MySQL

ORACLE

FIREBIRD

Microsoft SQL server 2000

Visual Foxpro 6.0

Database Desktop Paradox

dll.

Keuntungan menggunakan Database    :

Kontrol data terpusat

Data dapat dipakai bersama (share)

Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol

Independensi data

Integritas data yang terpelihara

dll.

 2. Setelah Klik create maka akan keluar tampilan jendela seperti ini